Heute möchte ich zu Wissensbewahrung in Unternehmen schreiben. Dabei beziehe ich mich auf einen Artikel aus: Koch, M.; Richter, A. (2009): Enterprise 2.0 Planung, Einführung und erfolgreicher Einsatz von Social Software in Unternehmen, Oldenbourg Verlag, München, Seite 116 ff. © bei den Verfassern.

Im Wesentlichen wird in der genannten Fallstudie beschrieben, wie die Stadt Erlangen (insbesondere im Bereich Geoinformationssystem (GIS)) im Zuge der Erhöhung der Effizienz in ihren Verwaltungsprozessen Web 2.0-Ansätze nutzt und die Arbeitsprozesse zu vereinfachen versucht. Als Problemstellung wurden schnell folgende Punkte identifiziert:

• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Effizienter Zugriff auf Daten
• Schaffung von Transparenz
• Lernen aus Erfahrungen
• Multipler und vernetzter Zugriff auf die Daten
• Integration des Wissens in die IT und die tägliche Arbeit

Im besonderen Fokus stand hierbei dem Verlust des Wissens und der Erfahrungen von älteren Arbeitnehmern im Zuge ihrer Pensionierung, etc. entgegenzutreten und dieses Wissen nachhaltig für kommende Generationen zu speichern. Aus diesem Grund wurde von der Stadt ein Prozess angestoßen in dessen Verlauf eine fertige Lösung für Wissensmanagement entwickelt werden sollte. So begannen relativ früh die Arbeiten an einer MindMap. Diese sollte das Erfahrungswissen als Wissenslandkarte visualisieren. Schnell wurde deutlich, dass diese nicht klein werden würde, da sie Themen wie “Das Wichtigste in Kürze”, “Ansprechpartner”, “Projekte und Projektablauf”, “Organisation”, “Infrastruktur”, etc. enthielt. Letztlich kamen so über 1.000 Hinweise auf über 10 Meter Papier zusammen.

Um dieses Wissen dann weiter wachsen zu lassen wurde diese MinMap von einem dritten Unternehmen in ein Wiki übernommen. Hierdurch konnten automatisch Querverweise, etc. eingerichtet werden. Als Wiki-System kommt TWiki zum Einsatz. Zu Beginn war die Nutzerzahl auf Fachadministratoren und “Power-User” beschränkt. Im weiteren Verlauf wurden aber auch Regeln zur Unterstrukturierung und Aktualisierung der Daten geschaffen und das System Stück für Stück für weitere Mitarbeiter geöffnet.

Als Erfolgsfaktoren wurden in der Studie folgende Punkte genannt:

• Schnelle Schaffung von Akzeptanz unter den Anwendern
• Nutzer müssen zur Beteiligung ermutigt werden
• Die Rahmenbedingungen (z.B. Arbeitszeiten, etc.) müssen an die neuen Arbeitsweisen angepasst werden
• Es benötigt eine langfristige Zufriedenheit unter den Nutzern
• Das Wissen muss transparent sein
• Das Wiki muss in die tägliche Arbeit integriert werden
• Die Benutzer müssen die Kompetenz haben oder bekommen um das System bedienen zu können
• Durch intrinsische Motivation muss eine Begeisterung zur Wissensweitergabe unter den Anwendern geschaffen werden

Natürlich bedeutet so ein Wiki-System für die Endanwender einen nicht zu unterschätzenden Mehraufwand, allerdings ist der Wissenszuwachs durch ein solches System enorm. Ich selbst konnte dies schon während meiner Studienzeit erfahren, als wir die Mitschriften aller Kommilitonen in einem Wiki sammelten, ordneten, aufarbeiteten und zum Schluss wieder allen zur Verfügung stellten. In Unternehmen (oder Kommunen) bieten sich hier auch die Vorteile schneller Stabsübergaben bei Mitarbeiterwechseln an. Und ganz subjektiv betrachtet, wenn ein solches System erst einmal integriert ist und regelmäßig genutzt / gepflegt wird, sinkt der Arbeitsaufwand für die einzelnen Anwender schnell auf ein Minimum. Zumal sich dieses Wiki für die Mitarbeiter der Stadt Erlangen inzwischen zur einzigen Informationsquelle entwickelt hat. Sie wissen sofort wo sie suchen müssen, es gibt gegebenenfalls Verlinkungen auf andere weitere relevante Inhalte und jede Information ist so aktuell wie irgend möglich.

Ich fände es durchaus interessant zu wissen ob es noch weitere Städte / Kommunen gibt die solche Ansätze verfolgen und wie diese umgesetzt werden. In diesem Zusammenhang fände ich es aber auch spannend zu sehen, wie Regierungen (egal ob auf Landes- oder Bundesebene) mit ihrer Informationen umgehen. Bei großen Unternehmen ist es ja schon allgemein bekannt, das diese immer stärker auf Web 2.0-Möglichkeiten zurückgreifen.

Technorati Tags (auf Englisch): Erlangen, MindMap, TWIKI, Wiki, Wissensmanagement